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Comment automatiser au maximum son activité commerciale ?

Vous effectuez des tâches chronophages et répétitives ? Vous perdez du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée ? Vous ne savez pas comment gagner en efficacité ? Nous avons la solution pour vous : l’automatisation. Ce processus permet d’optimiser et simplifier la gestion de votre activité à travers différents moyens faciles et rapides à mettre en place !

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Automatisez vos documents commerciaux

Création et transformation des documents

En utilisant un logiciel de facturation, la création et transformation des différents documents s’effectuent de manière quasi-automatique. Pourquoi ? Une fois le devis créé, le logiciel vous permet de le transformer en commande, puis en demande de prix ou en bon de livraison et enfin en facture. Cette étape quasi-automatisée limite les ressaisies et les éventuelles erreurs ou fautes de frappe.

Établissement des factures clients

Vous facturez certains clients de manière régulière pour les mêmes prestations ? Alors l’automatisation est faite pour vous ! Il vous suffit de définir vos critères dans un logiciel adapté, comme EBP Gestion Commerciale :

  • définition du client
  • type de prestations (produit, service)
  • périodicité (mensuelle, trimestrielle, annuelle, etc.)

Les factures sont ainsi créées automatiquement. En effet, le logiciel de facturation part du modèle de base pour générer et donc automatiser les factures récurrentes qui suivent. Vous n’avez plus qu’à les envoyer à vos clients. Réduisez ainsi le temps passé sur cette tâche chronophage !

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Transmission des factures électroniques

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises ont l’obligation de dématérialiser leurs factures adressées à l’État, aux collectivités territoriales et aux autres entreprises publiques. L’État a donc mis en place un portail sécurisé et gratuit : Chorus Pro, afin de permettre aux entreprises de transmettre leurs factures. Pour aller encore plus loin, certains éditeurs proposent une télétransmission directe depuis le logiciel de facturation. Plus besoin donc de déposer sa facture manuellement. Du traitement à la télétransmission, tout est automatisé ! C’est notamment le cas des solutions développées par EBP, 1er éditeur français de logiciels de gestion à proposer une télétransmission directe sur Chorus Pro.

Gestion des notes de frais

La gestion des notes frais est souvent un processus coûteux et fastidieux. Avec des solutions peuvent être automatisées pour gagner du temps dans le remboursement des factures. Une fois l’intégralité des frais de déplacement remplis dans la note de frais, cette dernière est aussitôt transmise. Chaque demande est envoyée automatiquement aux vérificateurs concernés. L’automatisation du processus limite ainsi les saisies multiples et évite toute perte de justificatif !

Automatisez votre stock

Gestion du réapprovisionnement

La gestion des stocks est un enjeu primordial pour toute activité commerciale. Les solutions de gestion comme EBP Gestion Commerciale proposent de nombreuses fonctions pour aider les entreprises à automatiser la gestion de leurs achats/stocks. Elles vous permettent notamment de réapprovisionner le stock automatiquement afin de commander la quantité nécessaire et d’éviter ainsi le sur-stockage, ou au contraire le sous-stockage. Avant de réapprovisionner, vous avez également la possibilité de paramétrer des alertes lorsqu’un certain niveau de stock est atteint, ce qui vous permet de vous protéger face à d’éventuelles ruptures de stocks. Dès lors que le niveau est franchi, vous recevez automatiquement une notification, pratique n’est-ce pas ?

Liaison avec un site e-commerce

Le saviez-vous ? Certaines solutions peuvent être interfacées avec des sites e-commerce, faisant ainsi gagner du temps et en efficacité à leurs utilisateurs.Concrètement, si vous créez un nouvel article ou corrigez une information dans votre logiciel de facturation, les modifications peuvent être récupérées automatiquement sur votre site e-commerce ! Et vice versa, les commandes passées sur le site sont également récupérées dans votre logiciel. Ainsi la mise à jour des informations dans votre solution est automatisée : stocks, création des nouveaux clients, règlements et génération des factures associées. Vous disposez d’un état des ventes fiable dans le logiciel et les statistiques sur le business réalisé sont à jour.

Automatisez votre chaîne de vente

Gestion des relances clients

Le suivi et la relance des paiements client est une tâche souvent compliquée à effectuer. Crainte de mauvais payeurs ? Relance par mail ou par téléphone ? Combien de relances envoyer ? Pour faciliter sa gestion, optez pour le prélèvement SEPA via GoCardless. Une fois le mandat retourné par le client, vous n’avez plus qu’à lancer le prélèvement à date d’échéance de ses factures. Faites ainsi régler les factures récurrentes et ponctuelles via des prélèvements automatiques.

Mise en place du paiement en ligne

Avez-vous déjà songé au paiement en ligne par carte bancaire ? Ce moyen de règlement peut lui aussi être automatisé ! En effet, le connecteur Payplug vous permet de faire payer vos devis, commandes ou factures EBP via un lien de paiement que vos clients reçoivent par email automatiquement. Dès lors qu’un paiement doit être effectué, vos clients reçoivent le PDF du document de vente, par email, avec un lien de paiement CB.

Automatisez vos processus organisationnels

Gestion des ressources

Sachez que certains logiciels de gestion vous permettent de simplifier l’organisation de vos ressources et de vos collaborateurs. Comment est-ce possible ? Grâce à la gestion de planning qui se charge d’optimiser votre activité à travers l’automatisation de tâches. Par exemple, si un événement ou une intervention est prévue chez un client, il sera automatiquement créé avec le collaborateur choisi pour un suivi client optimisé.

L’automatisation, un véritable allié au quotidien

Les bénéfices de l’automatisation sont multiples, mais voici une sélection de ses principaux avantages :

 

Gain de temps : fini les duplications répétitives d’une même facture ou devis ! Fini également les relances successives consommatrices de temps ! Les tâches administratives réputées chronophages deviennent automatisées et réduisent ainsi le temps passé à les traiter.

 

Sécurité et fiabilité : dites oui à la fiabilité et à la sécurité des données grâce à l’automatisation, et dites adieu aux oublis, mauvais copier-coller et fautes de frappe ! Les risques d’erreur sont réduits et les bonnes données sont récupérées automatiquement pour l’établissement de vos documents.

 

Meilleur suivi : peur d’oublier un réapprovisionnement ou de relancer un client ? Avec un logiciel de facturation, les alertes et les envois sont automatisés. Le pilotage de votre activité est optimisé et vous ne passez plus à côté d’informations importantes !

 

Rentabilité : le manque d’efficacité, de vigilance, les retards, les lenteurs… sont autant de facteurs pénalisant balayés par l’automatisation. Les coûts associés aux erreurs et aux retards sont ainsi diminués.

 

En résumé, l’automatisation se décline sur de nombreuses tâches diverses et variées, vous faisant non seulement gagner du temps mais aussi de l’argent, car une gestion automatisée améliore votre rentabilité ! Il n’y a également pas d’ordre défini pour commencer à automatiser son activité, commencez par mettre en place des tâches automatiques que vous jugez faciles ou dont vous avez le plus besoin. Votre logiciel se chargera du reste !

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